Het lijkt wel een hype, iedereen is druk! Ik ontmoet op wekelijkse basis veel ondernemers en dit blijft toch wel de meest gehoorde klacht. MAAR wat als ik je zeg dat je er vandaag nog verandering in kunt aanbrengen?! Blijf vooral lezen.
Zelfs op de vraag “Hoe gaat het?” krijg ik nog vaak het antwoord “Druk!”. Ik wist niet eens dat ‘druk zijn’ een state of mind is. Wat als we er nou vanuit gaan dat jij er zelf voor zorgt dat je druk bent? Wat als je je bedenkt dat jij jouw bureau zelf vol laat leggen door collega’s? En wat nou als jij zelf, verantwoordelijk bent voor je eigen ‘drukte’? En wat als er maar één persoon verandering kan aanbrengen in deze situatie? Juist, dat ben JIJ!
Druk
alleen drukkerijen hebben drukwerk
Oké, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn complete cursussen en trainingen die je kunt volgen, dus dit gaat zeker niet de heilige graal zijn. Maar toch vind ik het de moeite waard om mijn eigen gewoontes te delen met jullie. Natuurlijk, ik heb het ook druk! Maar nu wel met de zaken waar ik druk mee wil zijn en dat is precies waar het verschil zit. In het dagelijks leven spar ik veel met ondernemers over deze manier van werken en daarom heb ik voor jullie 5 tips op een rij gezet, waar je vandaag nog mee aan de slag kunt.
1) Wat is jouw focus?
Ga voor jezelf eens na waar jij het druk mee wilt hebben. Het is heel normaal dat je druk bent met van alles en nog wat, dat is waarschijnlijk zo gegroeid in de loop van de jaren. Daardoor bestaat de kans dat je nu dingen aan het doen bent die je liever niet doet.
De ‘waan van de dag’, iedereen heeft hem weleens ontmoet. In mijn beleving kan deze waan van de dag altijd wel een keer om de hoek komen kijken, maar ga serieus bij jezelf te rade als dit op dagelijkse basis gebeurt. Als je jezelf zó laat leiden door deze waan, moet je jouw focus aanscherpen!
Telt varifocus ook?
Nee, Hans!
Waar wil jij als ondernemer naartoe? Waar wil jij als persoon naartoe? Hoe wil jij, bijvoorbeeld als vader of moeder in het leven staan? Ga op zoek naar het antwoord op deze vragen en pas je werkzaamheden (voor zover mogelijk) daarop aan.
2) Maak jezelf misbaar
Goed nieuws: je bent misbaar! Een veel gehoorde ‘kwaal’, is dat ondernemers (en werknemers trouwens ook!) zich onmisbaar achten. “Niemand kan dit werk zo goed doen als ik” of “Ik zoek een tweede ik”. De reden dat je onmisbaar bent, is omdat je jezelf onmisbaar hebt gemaakt!
Jezelf misbaar maken begint met goed overleg met je collega’s. Maak kenbaar dat dit zichzelf zo gevormd heeft in de loop van de jaren en dat er een verandering nodig is om als organisatie te groeien. Veel collega’s zijn zo gewend om jou even aan te spreken met hun vragen, dat dit constant onrust brengt in jouw dag. Geef je collega’s een goede instructie en laat het ze vooral zelf proberen. Ja, dan gaat er vast weleens iets mis. Ach, dat is dan maar zo, daar kunnen ze alleen maar beter van worden! Het gaat erom hoe je die situatie aanpakt en oplost.
3) Stel je eigen spelregels op
Volgens welke spelregels wil jij spelen? Ik heb voor mijzelf ‘spelregels’ opgesteld die mij constant helpen bij het maken van keuzes. Door deze spelregels kan ik me 100% geven voor Virtuele Helden, kan ik elke dag mijn kinderen naar school brengen en eet ik 99,9% van het jaar lekker thuis.
Weten wie het beste vriendje van benjamin is én hoe de lievelingspop van Lucy heet
Door momenten zoals ‘kinderen naar school brengen’ en ‘lekker thuis eten’ op nummer 1 te zetten, plan ik constant alles daar omheen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, dus vandaar de 99,9%. Ik merk vaak dat ondernemers veel klagen over dit gemis en ik kan ze alleen maar vertellen dat ze hier zelf verandering in moeten aanbrengen. Ga niet zitten wachten op de dag dat het magisch rustiger wordt!
Het opstellen van deze spelregels is één ding, maar ze blijvend hanteren is de échte uitdaging. Ik heb deze methode zelf geborgd door mijn directe omgeving op de hoogte te stellen van mijn spelregels. Mijn vrouw, Aimy, houdt mij hier wekelijks scherp op. Zelfs in mijn zakelijke agenda heb ik de start van de dag zo ingesteld dat ik ruimte heb voor mijn eigen regels. Als ik dit niet had gedaan, ligt het vervallen in oude gewoontes op de loer.
4) Structureer jouw werkzaamheden
Plan vaste werkzaamheden op vaste tijden. Het is heel makkelijk om de hele dag bezig te zijn met je e-mail. Toch nog even kijken en voor je het weet ben je weer een uur verder. Dit soort werkzaamheden wil je op vaste tijden afhandelen, zodat het je niet onnodig veel tijd kost.
“Maar ik wil graag snel reageren op mijn klanten”. Ja, dat snap ik. Maar ben je er van op de hoogte dat er internationaal een conventie is die zegt dat antwoord geven op e-mail 24 uur mag duren? Haast = bellen!
Daarnaast kun je jouw dag zo inrichten dat er altijd ‘snel’ gereageerd kan worden op mail. Regel je dag bijvoorbeeld zo in dat je aan het begin van je dag een half uurtje pakt (van 08.30 uur – 09.00 uur), rond het middaguur nog een half uurtje (voor de ‘snelle’ reactie) en aan het einde van de dag een uur (voor de uitgebreide support). Voor veel klanten en leveranciers is een reactie binnen een paar uur al een snelle reactie, dus je hoeft er niet constant bovenop te zitten (tenzij je in een support-functie zit natuurlijk!).
Om dit in te zien heb ik meerdere gesprekken gevoerd met Cathy Hoekstra van Kate Organizing. Cathy is een topper en heeft in deze compacte sessies veel handige handvatten gegeven voor het structureren van mijn terugkerende werkzaamheden (e-mail, support, administratie en sales). Heb je moeite met het structureren van je werkzaamheden? Bel Cathy!
5) Ga niet zelf zitten klooien
Veel ondernemers zijn te druk voor vernieuwende technieken. Ik spreek veel met ondernemers over hun website, hun online marketingactiviteiten of adoptie van nieuwe technologieën. Het is tegenwoordig normaal om geld uit te geven aan een nieuwe website, maar rondom online marketing hangen nog vele aannames: “Dat kost alleen maar geld”. Voor die ondernemers heb ik een verrassing: online marketing heeft je alleen maar geld gekost, omdat je zelf hebt zitten klooien.
Je brengt je auto
toch ook naar de garage?
Omdat jij privé goede Facebook posts kan plaatsen, wil niet zeggen dat jij ook uitgekiende marketingcampagnes kan voeren via social media. Dit mag je simpelweg niet van jezelf verwachten en erger nog, dit mag je niet van bijvoorbeeld een stagiair verwachten! Dat gecombineerd met jouw ‘druk zijn’ zorgt ervoor dat deze belangrijke zaken anno 2018 niet van de grond komen.
Zorg dat jij of jouw werknemers leren van deze experts. Samen zorgen ze voor het online succes van jouw organisatie. Dan kan jij je focussen op jouw business!
Hoe doe jij dit? Share the magic!
Wil je reageren? Ik ben heel benieuwd hoe jij structuur in je dag aanbrengt! Wat is het inzicht of de tip waar je iets mee kunt? Wat ga je toepassen? Ik lees graag wat er in je opkomt. Het onderwerp van deze blog gaat veel ondernemers aan, dus voel je vrij om dit artikel te delen met je netwerk. Dat zal je netwerk enorm waarderen! 😉
Bedankt voor je tijd en aandacht. Ik kijk uit naar je reactie.
